Pontosság | Első benyomás V. rész

A késés nem azt jelzi hogy elfoglalt vagy, hanem hogy tiszteletlen!

A megfelelő öltözék kiválasztása után az első benyomás része az is, hogy időben jelenjünk meg az adott helyszínen.
Egy olyan személy „tollából” származnak e szavak, aki csak az utóbbi években szokott le a késésről, miután megértette, hogy ezzel nem csak önmagát minősíti, de másokat sem tart tiszteletben azzal, ha nem méltányolja az idejüket.

A személyiségemből fakadóan sosem voltam egy megtervezős típus, intuitíven és kedv alapján döntöttem és cselekedtem szinte az élet minden területén. Úgy vélem, ezzel addig semmi probléma nincs, amíg azt tiszteletben tartjuk, hogy mások szeretnek kiszámíthatóbban és rendezettebben élni és nem okozunk számukra kellemetlenséget a saját életstílusunkkal. Arról nem is beszélve, hogy az üzleti életben szükség van legalább minimális módon arra, hogy rendszerzett és megtervezett legyen az életvitelünk.

A pontosság fogalmai

A hivatalos kapcsolatokban, különösen nemzetközi téren és főleg a diplomáciában sokkal szigorúbban értelmezendők. A protokoll megkülönböztet az alkalomtól függően:

• percnyi pontosságot,
• megengedett késést,
• meghatározott időpontok között való megjelenést

Percnyi pontosság

Kötelező hivatalos tárgyalásokon, olyan hivatalos rendezvényeken, mint a jegyzőkönyv aláírása, meghatározott szertartásrendet követő rendezvények, megbeszélt találkozók stb. Nem engedhető meg a korábbi érkezés (megzavarhatjuk partnerünk előző programját, kényelmetlen várakozásra kényszerülünk), sem a legcsekélyebb késés.
Pontosságot kíván a tárgyalás befejezése is, szükség esetén állapodjunk meg új időpontban.
Magas rangú személyeknél tett látogatáskor a titkárság előre közli, mennyi idő áll rendelkezésünkre, ennek letelte előtt néhány perccel illik a találkozást megköszönni és az elköszönést kezdeményezni.

Megengedett késés

Az alkalom jellegétől függően változik. Ültetéses étkezésre szóló meghívásnál pontosan illik érkezni. legfeljebb néhány perces késés fogadható el. Az étel időben készül és minden perccel romlik a minősége, mely a siker fontos tényezője. Ezért a legjobb, ha a megengedett késés lehetőségével nem élünk. A forgalmi és egyéb akadályok előre kiküszöbölése érdekében érkezzünk előbb és a környéken várjuk ki, ameddig eltelik a pontossághoz szükséges idő.
Ide tartozik a rövid időszakon belüli időpont is. Például bizonyos esemény ebédszünete 12:15 – 12:30 között van megadva, ilyenkor mindig ezen belül kell érkezni.

Meghatározott időpontok közötti megjelenés

Esetében a meghívó a kezdési és a befejezési időpontot is megjelöli (pl. 18:00-tól 20:00-ig). Ilyenkor gyakorlatilag bármikor megjelenhetünk illetve távozhatunk ezen időpontok között. A illendőség azt kívánja, hogy az első 20 percben érkezzünk, és legkésőbb a befejezési időpont előtt néhány perccel távozzunk.

Szolgáltató és ügyfél között

Számunkra a leggyakrabban előforduló üzleti kapcsolat szolgáltató és ügyfél között zajlik, melyekre szintén vonatkoznak szabályok, habár nincsenek kőbe vésve. Szolgáltató alatt ugyanúgy értem a coach-odat, social media manageredet vagy a kézzel készült aromagyertya készítődet, akik legtöbb esetben egyéni vállalkozóként tevékenykednek. Ugyanolyan tiszteletet érdemelnek ők is, mint a multicég dolgozói, akiknek tökéletesen megfogalmazott, hivatalos e-mailt küldesz. Sőt talán nagyobb tiszteletet, hisz egyedül állnak helyt az üzleti életben.

Online

Attól függően, hogy az adott szolgáltatót a közösségi felületein érheted el, vagy e-mailen keresztül, a megszólítás és az előre megfogalmazott üzenet fontos és tiszteletet tükröz, a random összedobott néhány szóval ellentétben, melyet akkor pötyögsz be megrendelés vagy időpont egyeztetés címén. Ezekről későbbi témakörökben még bővebben lesz szó.

Amennyiben online megbeszélés időpontját egyezteted, érdemes az időintervallumot is meghatározni, hogy mindkét fél tisztában legyen azzal, hogy mennyi idő áll a rendelkezésére.
Erről nem illik késni, még néhány percet sem. Ajánlott az adott applikációt vagy programot már 10-20 perccel az időpont előtt megnyitni, és ellenőrizni a kamerát, a mikrofont és az internet kapcsolatot. Maradhatsz bejelentkezve kikapcsolt kamerával és mikrofonnal, hogy a megérkező fél bejelentkezéskor lássa, hogy már jelen vagy, mégse érezze magát feszélyezve, hogy sietnie kellene.

Személyesen

Amennyiben a megbeszélés személyesen történik, a hely és időpont egyeztetése mellett az időintervallumot is illik meghatározni, hogy mindkét fél kalkulálni tudjon az oda- és visszautazás mellett arra, mennyi ideje van kifejteni a mondanivalóját. Érdemes telefonszámot cserélni, mely jelzi az együttműködés komolyságát, és méltóságteljesebb az esetleges késésről is hívásban értesíteni.

A meghívó fél érkezzen először, 5-10 perccel a megbeszélt időpont előtt. Rendelhet magának egy italt, mely leginkább a helyszín tiszteletét fejezi ki, ám a várt vendégnek való ital/étel rendelése kerülendő, hisz előfordulhat, hogy az illető késik (vagy nem tud megjelenni), így az itala kihűlhet/megmelegedhet, és az étel is elveszítheti a fogyasztásra alkalmas állapotát.

A késés méltóságteljes közlése

Természetesen előfordul, hogy késni fogsz, vagy egyáltalán nem tudsz megjelenni a megbeszélt időpontban, ezt minél előbb jelezd az illetőnek.

Az alábbi sorrend tükrözi a tisztelet és a közvetlenség csökkenő sorrendjét:

1. telefonhívás
2. sms
3. közösségi média üzenet (dm)
4. e-mail

Ha csak írásban kommunikáltatok korábban, a különös tisztelet jele, ha hívásban közlöd a kellemetlenséget, ahogy fentebb említettem. Előfordul, hogy valaki nem szeret telefonon beszélni – különösen a fiatalabb korosztályban – ekkor nem fogja felvenni a telefont. Ebben az esetben is fontos a telefonszám előre elkérése, hisz az sms írása a második lépcsőfok a megbecsülés skáláján.

Ha közelebbi a viszonyotok elmesélheted a késésed okát, ám úgy vélem ez egyáltalán nem szükséges. Ami fontos, hogy mindenképp kérj elnézést és biztosítsd, hogy nem azért történt, mert nem tartod őt tiszteletben.

A pontosság követelménye Európában északról délre haladva egyre lazul, más kultúrkörökben és más kontinensek országaiban pedig a pontosság fogalma egészen más értelmezést is nyerhet. Az északi országokban lényegében a hazánkban megszokott napszakok érvényesülnek, a déli országokban (az egyenlítőhöz közeledve) a mi fogalmaink időben eltolódnak. Az adott országban használt szabályokról ajánlott előre tájékozódnunk.

A késés nem azt jelzi hogy elfoglalt vagy, hanem hogy tiszteletlen!

A megfelelő öltözék kiválasztása után az első benyomás része az is, hogy időben jelenjünk meg az adott helyszínen.
Egy olyan személy „tollából” származnak e szavak, aki csak az utóbbi években szokott le a késésről, miután megértette, hogy ezzel nem csak önmagát minősíti, de másokat sem tart tiszteletben azzal, ha nem méltányolja az idejüket.

A személyiségemből fakadóan sosem voltam egy megtervezős típus, intuitíven és kedv alapján döntöttem és cselekedtem szinte az élet minden területén. Úgy vélem, ezzel addig semmi probléma nincs, amíg azt tiszteletben tartjuk, hogy mások szeretnek kiszámíthatóbban és rendezettebben élni és nem okozunk számukra kellemetlenséget a saját életstílusunkkal. Arról nem is beszélve, hogy az üzleti életben szükség van legalább minimális módon arra, hogy rendszerzett és megtervezett legyen az életvitelünk.

A pontosság fogalmai

A hivatalos kapcsolatokban, különösen nemzetközi téren és főleg a diplomáciában sokkal szigorúbban értelmezendők. A protokoll megkülönböztet az alkalomtól függően:

• percnyi pontosságot,
• megengedett késést,
• meghatározott időpontok között való megjelenést

Percnyi pontosság

Kötelező hivatalos tárgyalásokon, olyan hivatalos rendezvényeken, mint a jegyzőkönyv aláírása, meghatározott szertartásrendet követő rendezvények, megbeszélt találkozók stb. Nem engedhető meg a korábbi érkezés (megzavarhatjuk partnerünk előző programját, kényelmetlen várakozásra kényszerülünk), sem a legcsekélyebb késés.
Pontosságot kíván a tárgyalás befejezése is, szükség esetén állapodjunk meg új időpontban.
Magas rangú személyeknél tett látogatáskor a titkárság előre közli, mennyi idő áll rendelkezésünkre, ennek letelte előtt néhány perccel illik a találkozást megköszönni és az elköszönést kezdeményezni.

Megengedett késés

Az alkalom jellegétől függően változik. Ültetéses étkezésre szóló meghívásnál pontosan illik érkezni. legfeljebb néhány perces késés fogadható el. Az étel időben készül és minden perccel romlik a minősége, mely a siker fontos tényezője. Ezért a legjobb, ha a megengedett késés lehetőségével nem élünk. A forgalmi és egyéb akadályok előre kiküszöbölése érdekében érkezzünk előbb és a környéken várjuk ki, ameddig eltelik a pontossághoz szükséges idő.
Ide tartozik a rövid időszakon belüli időpont is. Például bizonyos esemény ebédszünete 12:15 – 12:30 között van megadva, ilyenkor mindig ezen belül kell érkezni.

Meghatározott időpontok közötti megjelenés

Esetében a meghívó a kezdési és a befejezési időpontot is megjelöli (pl. 18:00-tól 20:00-ig). Ilyenkor gyakorlatilag bármikor megjelenhetünk illetve távozhatunk ezen időpontok között. A illendőség azt kívánja, hogy az első 20 percben érkezzünk, és legkésőbb a befejezési időpont előtt néhány perccel távozzunk.

Szolgáltató és ügyfél között

Számunkra a leggyakrabban előforduló üzleti kapcsolat szolgáltató és ügyfél között zajlik, melyekre szintén vonatkoznak szabályok, habár nincsenek kőbe vésve. Szolgáltató alatt ugyanúgy értem a coach-odat, social media manageredet vagy a kézzel készült aromagyertya készítődet, akik legtöbb esetben egyéni vállalkozóként tevékenykednek. Ugyanolyan tiszteletet érdemelnek ők is, mint a multicég dolgozói, akiknek tökéletesen megfogalmazott, hivatalos e-mailt küldesz. Sőt talán nagyobb tiszteletet, hisz egyedül állnak helyt az üzleti életben.

Online

Attól függően, hogy az adott szolgáltatót a közösségi felületein érheted el, vagy e-mailen keresztül, a megszólítás és az előre megfogalmazott üzenet fontos és tiszteletet tükröz, a random összedobott néhány szóval ellentétben, melyet akkor pötyögsz be megrendelés vagy időpont egyeztetés címén. Ezekről későbbi témakörökben még bővebben lesz szó.

Amennyiben online megbeszélés időpontját egyezteted, érdemes az időintervallumot is meghatározni, hogy mindkét fél tisztában legyen azzal, hogy mennyi idő áll a rendelkezésére.
Erről nem illik késni, még néhány percet sem. Ajánlott az adott applikációt vagy programot már 10-20 perccel az időpont előtt megnyitni, és ellenőrizni a kamerát, a mikrofont és az internet kapcsolatot. Maradhatsz bejelentkezve kikapcsolt kamerával és mikrofonnal, hogy a megérkező fél bejelentkezéskor lássa, hogy már jelen vagy, mégse érezze magát feszélyezve, hogy sietnie kellene.

Személyesen

Amennyiben a megbeszélés személyesen történik, a hely és időpont egyeztetése mellett az időintervallumot is illik meghatározni, hogy mindkét fél kalkulálni tudjon az oda- és visszautazás mellett arra, mennyi ideje van kifejteni a mondanivalóját. Érdemes telefonszámot cserélni, mely jelzi az együttműködés komolyságát, és méltóságteljesebb az esetleges késésről is hívásban értesíteni.

A meghívó fél érkezzen először, 5-10 perccel a megbeszélt időpont előtt. Rendelhet magának egy italt, mely leginkább a helyszín tiszteletét fejezi ki, ám a várt vendégnek való ital/étel rendelése kerülendő, hisz előfordulhat, hogy az illető késik (vagy nem tud megjelenni), így az itala kihűlhet/megmelegedhet, és az étel is elveszítheti a fogyasztásra alkalmas állapotát.

A késés méltóságteljes közlése

Természetesen előfordul, hogy késni fogsz, vagy egyáltalán nem tudsz megjelenni a megbeszélt időpontban, ezt minél előbb jelezd az illetőnek.

Az alábbi sorrend tükrözi a tisztelet és a közvetlenség csökkenő sorrendjét:

1. telefonhívás
2. sms
3. közösségi média üzenet (dm)
4. e-mail

Ha csak írásban kommunikáltatok korábban, a különös tisztelet jele, ha hívásban közlöd a kellemetlenséget, ahogy fentebb említettem. Előfordul, hogy valaki nem szeret telefonon beszélni – különösen a fiatalabb korosztályban – ekkor nem fogja felvenni a telefont. Ebben az esetben is fontos a telefonszám előre elkérése, hisz az sms írása a második lépcsőfok a megbecsülés skáláján.

Ha közelebbi a viszonyotok elmesélheted a késésed okát, ám úgy vélem ez egyáltalán nem szükséges. Ami fontos, hogy mindenképp kérj elnézést és biztosítsd, hogy nem azért történt, mert nem tartod őt tiszteletben.

A pontosság követelménye Európában északról délre haladva egyre lazul, más kultúrkörökben és más kontinensek országaiban pedig a pontosság fogalma egészen más értelmezést is nyerhet. Az északi országokban lényegében a hazánkban megszokott napszakok érvényesülnek, a déli országokban (az egyenlítőhöz közeledve) a mi fogalmaink időben eltolódnak. Az adott országban használt szabályokról ajánlott előre tájékozódnunk.

Felhasznált tartalom

Könyv:

Dr. Sille István – Illem, etikett, protokoll

Jogdí­jmentes képek:

Az adott képre kattintva eljutsz a forráshoz